Qui doit prouver les heures supplémentaires ?

L'essentiel sur le sujet

• La preuve des heures supplémentaires est partagée entre le salarié et l'employeur.
• Le salarié présente des éléments suffisamment précis pour que l'employeur puisse y répondre.
• L'employeur doit fournir ses propres éléments de contrôle des horaires.
• Un tableau établi par le salarié peut suffire à ouvrir le débat, s'il est précis.
• Le juge tranche au vu de l'ensemble, et peut retenir moins d'heures que celles réclamées.

Beaucoup de salariés renoncent à réclamer leurs heures parce qu'ils pensent devoir tout prouver seuls. La loi prévoit pourtant un régime partagé, précisé par la Cour de cassation en 2020, qui oblige aussi l'employeur à justifier les horaires. Ce guide explique ce que chacun doit apporter, ce qui compte comme élément précis, et ce qui se passe quand l'employeur n'a rien.

Qui doit prouver les heures supplémentaires ?

Les deux : la preuve est partagée. Le salarié présente des éléments sur les heures qu'il dit avoir accomplies. L'employeur fournit au juge les éléments qui justifient les horaires réellement réalisés. Le juge forme ensuite sa conviction au vu des deux.

Autrement dit, le salarié n'a pas à apporter une preuve parfaite : il doit ouvrir le débat, et l'employeur doit y répondre. Ce qui compte, c'est ce qui s'est passé réellement, pas ce qui figure sur le papier.

Texte de référence : l'article L3171-4 du Code du travail prévoit qu'en cas de litige, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés. Le juge forme sa conviction au vu de ces éléments et de ceux du salarié, après avoir ordonné, si besoin, des mesures d'instruction.

Que doit apporter le salarié ?

Des éléments suffisamment précis pour permettre à l'employeur de répondre. C'est la formule retenue par la Cour de cassation dans un arrêt du 18 mars 2020. Elle a remplacé l'ancienne exigence d'« étayer » la demande, jugée trop lourde pour le salarié.

Autrement dit, un tableau indiquant pour chaque jour l'heure d'arrivée, l'heure de départ et la pause peut suffire, même s'il a été établi par le salarié lui-même. Une phrase comme « je restais souvent tard » ne suffit pas.

Élément présenté	Suffisamment précis en principe ?	À retenir
« Je faisais environ 10 heures de plus par semaine »	Non	Trop général pour permettre une réponse
Total d'heures par mois, sans détail	Rarement	Le décompte légal se fait à la semaine
Tableau jour par jour : arrivée, départ, pause	Oui, en principe	Même établi par le salarié
Tableau appuyé par des e-mails, plannings ou badgeuse	Oui	Le poids du dossier augmente

Exemple : situation fictive. Léa, vendeuse, remet un tableau couvrant 12 mois : du mardi au samedi, arrivée à 8 h 45, départ à 19 h 30, pause d'une heure. Elle y joint des photos des plannings affichés. Ces éléments sont en principe assez précis pour obliger l'employeur à produire ses propres relevés. L'exemple illustre un mécanisme et ne préjuge pas de l'issue d'un litige.

Que doit fournir l'employeur ?

Ses propres éléments de contrôle des horaires. Lorsque les salariés d'un service ne suivent pas tous le même horaire collectif, l'employeur doit décompter chaque jour et chaque semaine les heures de chacun. S'il utilise une badgeuse ou un logiciel, le système doit être fiable et infalsifiable.

Autrement dit, l'employeur ne peut pas se contenter de contester : il doit montrer les horaires qu'il a lui-même enregistrés. Il doit conserver ces documents au moins un an pour l'inspection du travail.

Texte de référence : l'article L3171-2 et l'article D3171-8 imposent un décompte quotidien et hebdomadaire lorsque les horaires ne sont pas collectifs. L'article D3171-16 impose de conserver ces documents un an.

Bon à savoir : la Cour de justice de l'Union européenne a jugé, le 14 mai 2019 (affaire C-55/18), que les employeurs doivent disposer d'un système objectif, fiable et accessible permettant de mesurer la durée du travail journalier de chaque salarié. La Cour de cassation s'y réfère dans son arrêt de 2020.

Que se passe-t-il si l'employeur n'a aucun relevé ?

Le juge peut en principe se fonder sur les seuls éléments du salarié. L'absence de décompte côté employeur ne se retourne pas contre le salarié. Elle affaiblit au contraire la position de l'employeur, qui ne peut pas opposer ses propres chiffres.

Selon la Cour de cassation, le juge évalue souverainement le nombre d'heures, sans être tenu de préciser le détail de son calcul. Autrement dit, il peut retenir une partie seulement des heures réclamées, s'il estime les éléments partiellement convaincants.

Attention : un tableau reconstitué qui contredit d'autres pièces, par exemple des jours de congé ou d'arrêt maladie, perd en crédibilité. Il convient de vérifier chaque ligne avant de le présenter, en retirant les absences.

Liste de contrôle :

• Établir un tableau jour par jour : arrivée, départ, pause.
• Retirer les jours d'absence, de congé et d'arrêt maladie.
• Appuyer le tableau par des éléments datés : e-mails, plannings, messages.
• Noter les demandes de l'employeur de rester ou de venir plus tôt.
• Repérer si l'entreprise utilise une badgeuse ou un logiciel de temps.
• Conserver une copie de chaque élément hors des outils de l'entreprise.

Le diagnostic gratuit de ce site mesure la solidité des preuves avant toute mise en relation. L'estimation reste indicative et ne constitue pas un conseil individualisé. Pour les pièces utiles, voir le guide Comment prouver des heures supplémentaires non payées ?

Conclusion

La preuve des heures supplémentaires est partagée : le salarié présente des éléments suffisamment précis, l'employeur répond avec ses propres relevés. Depuis 2020, un tableau jour par jour établi par le salarié peut suffire à ouvrir le débat. L'employeur doit tenir un décompte fiable, et son absence ne pénalise pas le salarié. Le juge apprécie l'ensemble et fixe lui-même le nombre d'heures retenues.

Quel accompagnement pour évaluer ses preuves ?

La valeur d'un dossier dépend de la précision des éléments et de ce que l'employeur pourra y opposer. Un diagnostic gratuit permet de mesurer la solidité des preuves disponibles. Un avocat partenaire pourra ensuite examiner vos pièces et vous expliquer ce qu'elles permettent d'envisager.